La tendance actuelle tend vers des options de travail plus flexibles et de télétravail semblant devenir pérenne, il est plus que jamais prioritaire pour les entreprises d’être certaines que leurs bonnes pratiques de gestion des ressources IT évoluent elles-aussi. Nous allons passer en revue les fondements de l’IT asset management et vous conseiller pour augmenter votre efficacité et diminuer les coûts à chaque étape du cycle de vie des ressources IT.
Plan de l'article
Qu’est-ce que la gestion des ressources IT ?
La gestion des ressources IT (IT asset management) regroupe, processus, cadres et bonnes pratiques qu’une entreprise utilise pour suivre et gérer le cycle de vie de ses ressources IT, ainsi que leurs caractéristiques physiques, financières et contractuelles.
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Dans ce contexte, les ressources IT peuvent faire référence à tout matériel, logiciel, réseau et technologies connexes que département des technologies de l’information gère et soutenant ainsi les options commerciales. Souvent, dans une entreprise, il y a plus de ressources IT à gérer que d’employés. Acquérir ces ressources peut s’avérer coûteux à configurer, à sécuriser, à gérer et à maintenir. Ainsi, les efforts d’ITAM sont généralement axés sur la réduction des risques organisationnels, l’augmentation de l’efficacité et la réduction des coûts informatiques.
Objectifs du processus ITAM
Généralement, le principal objectif des bonnes pratiques et des processus de gestion des ressources IT est d’optimiser le rendement des ressources IT en ayant une meilleure connaissance et une meilleure gestion.
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Avec des processus ITAM bien définis, les entreprises peuvent :
- Diminuer les coûts de matériel, de licences de logiciels et de maintenance
- Améliorer l’efficacité
- Mettre en place les ressources plus efficacement
- Éditer des rapports fiables sur les ressources IT à des fins d’audit et de conformité
- Établir la visibilité et les lignes de base de la sécurité (aborder les contrôles de base CIS 1 et 2 en anglais)
Le processus ITAM est également important pour les processus de comptabilité, de budgétisation et de planification. Sans savoir ce que vous détenez, il est impossible de planifier les besoins futurs.
Le cycle de vie des ressources IT
Le cycle de vie des ressources IT comprend tout le processus depuis la demande d’achat jusqu’à la mise hors service. À un haut niveau, un modèle de cycle de vie des ressources IT peut être découpé en plusieurs phases :
- Réquisition
- Achats
- Déploiement
- Maintenance
- Mise hors service
L’ITAM cherche à optimiser le retour sur investissement informatique en diminuant le coût et en optimisant la valeur des ressources IT au cours de chacune de ces étapes.
Le processus ITAM, étape 1 : réquisition et achats
La réquisition et l’achat de ressources IT représente la première étape du cycle de vie des ressources IT. Les prestataires de services et les équipes IT ont besoin, pour répondre aux problèmes, d’un logiciel de création de tickets spécialement conçu pour l’informatique, afin de garantir que les demandes de réquisition puissent être soumises, triées et approuvées efficacement. Lorsqu’une demande de réquisition a été validée, le service informatique peut se procurer la ressource, ajouter son agent logiciel ITAM et commencer le déploiement. Voir un exemple en (anglais) modèle d’autorisation et d’achat de logiciel ici.
Le processus ITAM, étape 2 : inventaire des ressources IT
L’un des aspects les plus importants du processus ITAM est de faire le bilan des ressources IT. Un inventaire des ressources IT est simplement une liste de tous les matériels, logiciels, réseaux et autres actifs technologiques utilisés pour soutenir une entreprise. Cette étape peut être réalisée minutieusement à la main et gérée à l’aide de feuilles de calcul ou gérée automatiquement via un logiciel de gestion des ressources IT. Un logiciel ITAM peut être utilisé pour reconnaître automatiquement toutes les ressources IT gérées par une entreprise et établir des rapports à leur sujet.
Le processus ITAM, étapes 3 et 4 : déploiement et maintenance
Durant la phase d’achat, le service informatique peut standardiser les modèles de postes de travail disponibles pour les utilisateurs finaux, mettre au point des accords contractuels d’achat en volume, ou encore acheter en gros pour diminuer le coût du nouveau matériel. De même, pendant les phases de déploiement et de maintenance, les équipes informatiques peuvent tirer parti de logiciels de surveillance et de gestion à distance pour automatiser la configuration des appareils et la maintenance continue afin de réduire les coûts de main-d’œuvre associés à l’appareil.
Le processus ITAM, étape 5 : mise hors service
L’aspect final d’un processus ITAM performant permet de s’assurer que les ressources obsolètes, ou utilisées par les employés sur le départ peuvent être, de manière efficace et sécurisée, réutilisées ou mises hors service.
La gestion des ressources IT : bonnes pratiques
- L’ensemble du cycle de vie des ressources gérées, de la réquisition à la mise hors service, doit être couvert par l’IT asset management. Le manque de supervision à chaque étape du cycle de vie des ressources peut amener à une valeur, ne reflétant pas la réalité.
- L’IT asset management est une question de processus. Des processus bien définis, communiqués efficacement et suivis avec précision, permettent une meilleure capture de la valeur grâce aux tâches et activités de gestion des ressources IT.
- La découverte et la surveillance des TIC doivent être automatisées. Le volume conséquent de ressources à gérer et de données à collecter nécessite les bons outils pour accomplir le travail. Sans outils d’automatisation, le processus, la mise à jour et la pertinence des inventaires est un travail à plein temps. Les fournisseurs IT efficaces utilisent des outils tels que les plateformes de surveillance et de télégestion pour soutenir leurs processus d’IT asset management.
- Installez rapidement un logiciel de surveillance. Veillez à ce que votre logiciel de surveillance soit immédiatement ajouté aux nouveaux appareils acquis afin que rien ne se perde.
Bonnes pratiques de gestion de ressources IT pour les petites ou moyennes entreprises
Chaque euro à son importance, pour les petites entreprises et il est aisé pour un grand nombre d’entre elles, de tomber dans le piège où l’hésitation à investir dans la gestion des ressources IT leur coûte beaucoup plus cher sur le long terme. En premier lieu, il convient généralement de réaliser un audit interne afin d’identifier toutes les ressources IT que l’entreprise détient actuellement. Cette activité peut être décourageante et être énergivore, en termes de temps, même si des outils sont disponibles pour vous aider.
C’est la raison pour laquelle, l’externalisation de la gestion des ressources IT et d’autres responsabilités IT auprès d’un fournisseur de services gérés peut souvent être une solution plus rentable et plus efficace.
Les fournisseurs de services gérés effectuent souvent un audit dans le cadre de leur processus d’évaluation ou d’intégration. Une fois l’audit terminé, ils utilisent les différents outils et processus bien établis pour mettre en place un programme ITAM cohérent et efficace.
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