Le caractère obligatoire du registre rgpd

MT : Registre rgpd : Indispensable pour un bon traitement des données

MD : Registre rgpd : Selon l’article 30 du RGPD, tout responsable du traitement, avec son sous-traitant doit tenir un registre des activités de traitement des données.

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Avec la mise en place du RGPD dans toute l’Union Européenne, il est indispensable pour toutes les entreprises de se mettre en conformité avec ce règlement général. En effet, chaque organisation doit établir des dispositifs de collecte de données personnelles des individus jusqu’à leurs usages. Parmi les documents les plus importants on retrouve le registre des activités de traitement de données personnelles !

Les objectifs du registre du traitement de données

Le registre des traitements de données à caractère personnel permet de responsabiliser les entreprises. Si avant, des déclarations devaient être faites auprès de la CNIL pour la collecte, la sauvegarde, l’archivage ou encore le traitement des données personnelles, aujourd’hui, le RGPD se base sur la notion d’accountability pour instaurer la mise en œuvre d’un registre de traitement de données.

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Ce rgpd registre permet de voir quelles sont les données utilisées et quelles sont leur destination. Il s’agit donc d’un journal où les finalités des informations personnelles sont classées. Il sera ainsi plus simple de contrôle la mise en conformité d’une entreprise par rapport au RGPD. Cela est d’autant plus important pour garantir le respect de la vie privée et la sécurisation des informations personnelles. Vous aurez plus d’ informations ici sur le registre rgpd.

Les informations devant être mentionnées dans le registre rgpd

Le registre de traitement des données est un document important devant contenir les éléments suivants :

• Le nom et les coordonnées du
  responsable de traitement ou encore de son responsable conjoint,
  sans compter les informations sur les sous-traitants et le délégué
  à la protection des données ;
• Les objectifs et les finalités
  du traitement ;
• Une description claire et
  concise des catégories de personnes concernées et du type de
  données personnelles ;
• Les types de destinataires
  auxquels seront divulgués ces informations personnelles, surtout
  les pays tiers et les organisations internationales ;
• Le transfert des données
  personnelles vers tout pays tiers ou une organisation
  internationale et l’identification de ces pays tiers ;
• Les documents relatifs aux
  garanties appropriées ;
• Les délais prévus pour
  l’effacement des données personnelles ;
• Une description de toutes les
  mesures de sécurité mises en œuvre.

Ces obligations incombent à toutes les personnes ayant accès aux données personnelles. Il faut savoir qu’en cas de non-respect de ces dispositions, tous ces acteurs s’exposent à une amende allant jusqu’à 10 millions d’euros ou encore 2% du CA.

Dans quels cas le registre de traitement est obligatoire ?

Il est obligatoire de tenir un registre de traitement de données quand une entreprise emploie plus de 250 personnes. Dans tous les cas, peu importe le nombre de salariés, quand le traitement de données est systématique et courant ou porte sur des données sensibles, il faut à tout prix tenir un registre de traitement.

Il faut savoir que peu importe le nombre de salariés, quand un traitement est susceptible d’entraîner des risques de violation des droits et des libertés individuelles des personnes concernées par le traitement, il faut mettre à jour un registre de traitement. Il est également important de préciser que lorsque le traitement s’effectue dans le cadre de condamnations pénales ou d’infractions, il faut obligatoirement tenir un registre des données.

A cet égard donc, seule un organisme ne traitant pas de données personnes de façon occasionnelle peut ne pas tenir un registre des traitements. En pratique, cela veut donc dire que la société en question ne doit pas détenir de fichier relatif aux données de ses employés, de ses clients ou de ses prospects. Aucun fichier mentionnant des données confidentielles ne doit être vu dans leur base de données. Dans tous les cas, ça ne reste qu’une exception car environ 99% des entreprises traitent bel et bien de données personnelles.

Les sanctions en cas de non-respect de l’obligation du registre rgpd

Le non-respect de l’obligation du registre RGPD peut entraîner des sanctions financières importantes. En effet, les entreprises qui ne respectent pas cette obligation s’exposent à une amende allant jusqu’à 2% de leur chiffre d’affaires annuel ou à un montant maximum de 10 millions d’euros. Les sanctions peuvent être encore plus sévères en cas de manquement grave au règlement RGPD.

C’est pourquoi, pour bien traiter les données personnelles, il est capital de tenir un registre de traitement rigoureux et précis, permettant notamment aux autorités compétentes comme la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) d’assurer l’évaluation complète du respect des conditions exigées par le Règlement Général sur la Protection des Données.

Le fait que certaines entreprises ont été sanctionnées pour non-respect du RGPD témoigne bien que cet outil n’est pas pris à la légère par les autorités chargées de son application. C’est donc dans l’intérêt même des entreprises concernées qu’un travail rigoureux doit être réalisé afin d’éviter toute dérogation aux règles édictées par ce texte majeur en matière de protection des données à caractère personnel.

Seule une stricte application du règlement RGPD permettra aux entreprises soumises à cette obligation légale fondamentale de pouvoir réellement protéger leurs clients et employés contre tout risque potentiel lié au traitement involontaire ou illicite de leurs données personnelles.

Les avantages du registre rgpd pour les entreprises et les utilisateurs de données personnelles

Au-delà de l’aspect obligatoire, le registre RGPD offre de nombreux avantages aux entreprises soumises à cette obligation et aux utilisateurs de données personnelles. Effectivement, la tenue d’un registre de traitement des données permet d’assurer une meilleure transparence dans la gestion des données collectées. Les clients ou les employés ont ainsi accès à ces informations pour savoir comment sont traitées leurs données personnelles.

La mise en place du registre RGPD permet aussi une amélioration du processus interne de traitement des données au sein des entreprises. En ayant un aperçu global sur les traitements effectués, il est plus facile pour les responsables de s’assurer que tous les traitements sont conformément effectués dans le respect du règlement RGPD. Cela peut aider à identifier rapidement toute incohérence ou erreur qui pourrait nuire à la sécurité des données.

Le registre aide aussi l’entreprise à éviter tout conflit potentiel avec ses différents partenaires commerciaux concernant leur utilisation respective des données qu’ils détiennent.

Notons que grâce au registre RGPD, les bénéfices apportés ne concernent pas seulement les entreprises mais aussi les utilisateurs finaux : ces derniers peuvent dorénavant mieux comprendre comment fonctionnent les procédés liés au traitement et donc être rassurés quant à l’utilisation faite par telle entreprise de leurs précieuses informations confidentielles.

• Les utilisateurs savent exactement ce qui est fait avec leurs données.
• Les entreprises peuvent garantir une qualité de traitement exemplaire.
• Et enfin, les autorités compétentes peuvent constater le bon respect des règles édictées par le RGPD.

L’obligation du registre RGPD n’est pas simplement une contrainte réglementaire à laquelle les entreprises doivent se plier. Il s’agit d’un outil permettant aux entreprises de mieux gérer leurs données personnelles et de renforcer leur relation avec leurs clients tout en garantissant la sécurité et la confidentialité des informations qui sont traitées.