Avec l’évolution des pratiques en entreprise, de la digitalisation, ainsi que l’essor des technologies numériques, vous devez plus que jamais mettre au goût du jour vos systèmes téléphoniques. Étant donné que ces derniers contribuent énormément à l’optimisation de la communication, ils se doivent de répondre aux nouvelles exigences des professionnels. Cela concerne, entre autres, l’augmentation des collaborations à distance. Face aux nouveaux défis imposés par le monde du travail, la téléphonie cloud se révèle être la solution la mieux adaptée. Parlons donc des raisons pour lesquelles vous devriez abandonner les téléphones classiques au profit de ce nouveau système et comment l’adopter dans votre entreprise.
Plan de l'article
Il n’y a que des bonnes raisons de passer à la téléphonie cloud
Pour comprendre l’intérêt de troquer les systèmes téléphoniques classiques contre la téléphonie cloud, il faut en connaître le principe. Le téléphone basé sur le cloud fonctionne par le biais d’Internet et à partir de combinés VoIP spéciaux. Vous n’avez donc pas besoin de téléphones de bureau réels, vu que ce système fonctionne via des applications téléphoniques que vous installez sur votre ordinateur ou votre smartphone. Cette solution est pratique et convient bien pour le télétravail ou pour les personnes qui sont souvent en déplacement. C’est aussi le dispositif typique des centres d’appels.
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L’adoption de la communication cloud vous permet d’améliorer largement la qualité des appels. Grâce à la technologie VoIP, et en utilisant une connexion Internet à haut débit, vous évitez les interruptions, les variations du délai de transmission de la voix, ainsi que les interférences. La communication devient alors plus efficace. En plus d’être performante, la téléphonie cloud propose une facture plus abordable, comparée au système classique. Les appels locaux, nationaux et internationaux se font donc à un prix réduit grâce aux abonnements flexibles.
L’un des avantages de la téléphonie cloud, c’est aussi sa capacité à suivre l’évolution de votre entreprise. Au fur et à mesure que celle-ci grandit, vous pouvez, en quelques clics, ajouter de nouveaux utilisateurs et/ou ajuster votre abonnement en fonction de vos besoins.
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Sachez que la téléphonie cloud est un système polyvalent. Outre les appels téléphoniques, elle accède aussi à d’autres fonctionnalités avancées, utiles à la communication professionnelle. On peut, par exemple, citer la visioconférence, la messagerie instantanée, la réponse automatisée et d’autres outils de gestions des appels. Vous pouvez aussi y intégrer vos outils métiers pour que les informations puissent être traitées de manière fluide et continue.
Faites appel à un expert en téléphonie cloud pour installer le système
Pour permettre la transition vers le système téléphonique moderne, l’intervention d’un expert en la matière est de rigueur afin que vous puissiez bénéficier d’un parc téléphonique adapté à vos besoins. Ainsi, la première étape pour installer la téléphonie cloud pour son entreprise est de vérifier la connexion Internet au bureau : elle doit être suffisamment rapide pour pouvoir supporter la VoIP et le volume d’utilisateurs prévu.
De cette façon, vous pouvez être sûr de bénéficier d’une qualité d’appels impeccable. Cette précaution évite également les pertes de temps et les coûts supplémentaires occasionnés par l’annulation du service. Dans le cas où votre connexion Internet n’est pas adaptée, il faudrait commencer par résoudre ce problème avant de passer à l’étape suivante.
Une fois la connexion vérifiée, il faudra déterminer le nombre d’utilisateurs principaux, c’est-à-dire le nombre de lignes que vous souhaitez utiliser. En effet, certains d’entre eux peuvent n’utiliser qu’une extension, sans avoir à disposer de leur propre numéro. Cette alternative vous permettra de faire des économies considérables. À cet effet, votre fournisseur devra disposer d’une offre adaptée. Comme le VoIP accède à différentes fonctionnalités, vous devez choisir les plus importantes, afin d’optimiser le budget à allouer à l’installation de votre téléphonie cloud.
Une fois tous ces points éclaircis, choisissez votre service téléphonique VoIP. Trouvez le prestataire qui saura répondre à ces impératifs. En outre, l’application proposée par chaque fournisseur doit fonctionner correctement, indépendamment de votre connexion. Elle sera facile à utiliser et sera soutenue par un service client réactif et efficace.
La téléphonie cloud ne nécessite pas forcément des équipements spécifiques. Vous pouvez toujours continuer à utiliser vos téléphones analogiques si vous le souhaitez. Cependant, pour bénéficier pleinement des avantages du cloud, investir dans des téléphones VoIP est recommandé. Il en existe dans différentes gammes de prix, en fonction de vos besoins et de vos possibilités financières. Pour vos ordinateurs, un casque professionnel est requis pour vous permettre de recevoir et de passer des appels.
L’installation de la téléphonie VoIP ne nécessite aucun autre matériel en interne, car tout est hébergé et sécurisé dans le Cloud. Néanmoins, l’intervention d’un expert est indispensable pour assurer la portabilité de vos numéros vers ce nouveau système.
En combien de temps peut-on faire installer un système de téléphonie cloud ?
L’installation de la téléphonie cloud a l’avantage d’être simple et rapide. Tout va dépendre du fournisseur et du nombre de fonctionnalités dont vous souhaitez disposer. Généralement, il suffit de quelques minutes pour mettre tout le système en place. Cependant, si vous passez d’une téléphonie fixe à un modèle VoIP, les aspects techniques doivent être pris en considération.
Bien que la téléphonie cloud soit simple et pratique à installer, demandez toujours une période d’essai pour tester le nouveau dispositif. De cette manière, vous et toute l’équipe en charge de l’administration du système téléphonique aurez le temps de comparer le fonctionnement et d’explorer les intégrations logicielles avant de confirmer l’installation du nouveau système. Cette phase nécessitera quelques jours.
Un détail que vous ne devez pas non plus omettre, c’est la résilience de votre contrat téléphonique en cours. Si celui-ci est lié à un engagement, il faudra payer des frais supplémentaires. Ces derniers seront ensuite compensés par les abonnements relativement peu coûteux, surtout si vous optez pour un abonnement annuel. Le délai y afférent doit aussi être considéré. Mais dans le cas où vous démarreriez avec de nouveaux numéros, ce problème ne se posera pas.
Le délai de portabilité de numéro est aussi à considérer lorsque vous passez de la téléphonie classique à la téléphonie cloud. Elle est requise lorsque vous voulez conserver les mêmes numéros que ceux que vous utilisez actuellement. La procédure se fait par votre nouvel opérateur, et est totalement gratuite. Elle se fait sur 3 jours ouvrés, suivant les dispositions actuelles. Durant cette durée, vous restez toutefois joignable.
Quel est le coût de ce changement de téléphonie en entreprise ?
Outre les performances de la téléphonie cloud, les coûts à investir pour le passage vers ce système moderne sont aussi à prendre en compte. Bien sûr, ils varient d’un fournisseur à un autre. En plus des charges relatives à l’acquisition de nouveaux matériaux, le prix de la téléphonie cloud inclut le coût du logiciel en ligne. C’est ce qui vous permettra de gérer les appels et les différentes fonctionnalités que vous aurez demandées. Sur le marché actuel, vous pourrez trouver des tarifs allant de 9 à 60 €.
Par la suite, il sera nécessaire de choisir le forfait d’appels à utiliser. Le modèle tarifaire utilisé est simple et est exprimé sur une base mensuelle ou annuelle. En général, il est compris entre 15 et 30 € par mois par utilisateur. Par conséquent, vous ne payez que le nombre de licences actives.
Si la téléphonie cloud bénéficie d’une bonne sécurité quant à la protection des données, les barrières érigées au niveau du serveur ne sont pas infaillibles. Étant donné que l’on utilise une connexion Internet, les cyberattaques peuvent se produire. L’utilisation d’un pare-feu performant fait ainsi partie des solutions les plus sollicitées pour pallier les intrusions et les écoutes à distance. Son coût est à inclure dans la facture.
